Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

TMI Timo Naapila (Testoriginal) henkilötietolain 10 ja 24 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 21.8.2019.

Rekisterinpitäjä
Tmi Timo Naapila / Testoriginal
Kaivokatu 9, 06100 Porvoo

Rekisterin hoitaja
Tmi Timo Naapila / Testoriginal
Kaivokatu 9, 06100 Porvoo
Vastuuhenkilö: Timo Naapila

Rekisterin nimi
Tmi Timo Naapila:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

Rekisterissä olevien tietojen käyttötarkoitus
Tietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen eri kanavissa tapahtuvaan hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen kuten

  • sovittujen palvelujen tuottamiseen
  • tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen
  • tilastollisiin tarkoituksiin
  • tilattujen/ostettujen tuotteiden tai palvelujen toimittamiseen asiakkaalle
  • asiakassuhteen ylläpitoon
  • tunnistautumista/rekisteröitymistä varten
  • laskutusta ja maksujen hallintaa varten
  • palautus-, reklamaatio- ja takuuasioiden hoitamista varten
  • tietojen pitämiseksi oikeina ja ajantasaisina
  • ostohistorian seuraamisen mahdollistamiseksi

Tietoja voidaan käyttää myös asiaviestintään, mainontaan, markkinoinnin kohdistamiseen asiakkaille, suoramarkkinointiin sekä sähköiseen suoramarkkinointiin, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

Erilaisten kilpailujen ja kampanjoiden yhteydessä saatuja tietoja voidaan käyttää mainontaan/markkinointiin sekä kampanjan säännöissä ja ehdoissa kerrottuihin tarkoituksiin.

Sähköinen suoramarkkinointi
Sähköinen suoramarkkinointi kattaa mm. sähköpostit, tekstiviestit ja kuva- tai ääniviestit.
Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään vain asiakkaan suostumuksella (ei koske asiaviestintää). Asiakas on voinut antaa suostumuksensa sähköiseen markkinointiin nettisivujemme lomakkeella, rekisteröityessään, tilauksen yhteydessä, puhelimitse, tilauskupongilla tai jonkin kampanjan yhteydessä. Asiakas voi muokata voimassa olevia markkinointilupia tai perua suostumuksensa milloin tahansa omassa verkkokaupan asiakastilissä, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun tai markkinointiviesteissä olevien linkkien kautta.

Tavallinen suoramarkkinointi
Tavallinen suoramarkkinointi kattaa kaiken muun paitsi sähköisen suoramarkkinoinnin, kuten esimerkiksi kirjepostin ja puhelinmarkkinoinnin. Tavallista suoramarkkinointia voidaan kohdistaa asiakkaaseen ilman etukäteistä suostumusta niin kauan kuin asiakas ei ko. markkinointia kiellä.
Asiakkaalla on oikeus kieltää tavallinen suoramarkkinointi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Asiakasrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka asiakas on antanut esimerkiksi rekisteröityessään, tilauksen teon yhteydessä, verkkokaupan asiakastilissä, tilauskupongilla, puhelimitse, sähköpostitse tai jonkin kampanjan yhteydessä.

Rekisterin sisältö

Tilaus- ja rekisteröitymistiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • etunimi
  • sukunimi
  • lähiosoite
  • postinumero
  • postitoimipaikka
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite

Asiakkaalta voidaan pyytää myös henkilötunnus laskutusoikeutta/luottosopimusta varten, jolloin tarkistetaan luottotiedot (vain syntymäaika tallennetaan rekisteriin).

Mikäli kyseessä on yritys, tallennetaan rekisteriin myös yrityksen nimi ja Y-tunnus.

Näiden lisäksi rekisteriin tallennetaan

  • tieto sähköposti-, tekstiviesti- ja suoramarkkinointiluvista
  • tilaustiedot ja -historia
  • asiakasnumero
  • asiakastietojen luonti- ja viimeisin muokkauspäivämäärä
  • ip-osoite

Kaikille tilaaville asiakkaille luodaan verkkokaupan asiakastili automaattisesti ja tunnukset lähetetään asiakkaan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Tili luodaan ostohistorian seuraamisen mahdollistamiseksi.

Rekisterissä olevia asiakastietoja säilytetään toistaiseksi eli asiakassuhteen päättymiseen asti. Mikäli asiakastiedoissa ei ole tilaushistoriaa, markkinointilupia tai jotakin muuta asiakassuhteen ylläpitämiseen tarvittavaa tietoa, poistetaan tiedot kokonaisuudessaan (tarkistus tehdään vuosittain).

Rekisterin hallinta ja käyttöoikeus
Rekisteriä voivat käyttää ja muokata ainoastaan määrätyt Kouvolan Luontaistuote Oy:n työntekijät sekä Kouvolan Luontaistuote Oy:n lukuun toimivat ulkopuoliset henkilöt, joilla on rekisterin käyttöoikeus.

Tietojen luovutukset
Luovutamme asiakastietoja kolmansille osapuolille vain toimituksen takaamiseksi sekä luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle.

Asiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin.
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia tai tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei ole. Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteri sijaitsee salatulla palvelimella sekä internetpohjaisessa palvelussa, joka on suojattu SSL-protokollan avulla.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen
Asiakkaalla on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen henkilötiedon korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä. Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna asiakaspalveluumme joko sähköpostitse tai kirjeitse. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhden tietojen tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on asiakkaalle maksutonta. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröitynyt asiakas voi päivittää omia yhteystietojaan sekä markkinointilupia omassa Asiakastilissään. Tietoja voi päivittää myös ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Osoitetietoja voidaan myös päivittää yleisistä rekistereistä kuten väestötietojärjestelmästä.

  • Evästeet
    Käytämme sivustollamme evästeitä (”Cookies”). Evästeiden tarkoitus on ennen kaikkea helpottaa sivustomme verkkoliikenteen analysointia ja parantaa asiakkaan käyttökokemusta. Käytämme evästeitä myös toimintamme kehittämiseen sekä markkinointiin, markkinoinnin kohdentamiseen ja mainonnan tehon mittaamiseen.

Eväste on lyhyt tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän käyttämään laitteeseen. Evästeitä on kahdenlaisia – pitkäkestoisia ja lyhytkestoisia. Eväste voidaan siis tallentaa käyttäjän laitteelle ns. pysyvästi (asetettuun aikarajaan asti) tai se voidaan poistaa palvelun käytön jälkeen (eväste tallentuu vain nettisivulla vierailun ajaksi).

  • Evästeiden avulla kerätään muun muassa seuraavia tietoja:
  • käyttäjän IP-osoite
  • päivämäärä ja kellonaika
  • käytetyt/vieraillut sivut
  • selaintyyppi
  • mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle
  • miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
  • mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle.

Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla, eikä sivustomme voi tietää esimerkiksi käyttäjän sähköpostiosoitetta, ellei käyttäjä itse ole sitä sivustolla/meille antanut. Yksityisyydensuojaa koskeva lainsäädäntö ja rekisteriseloste huomioon ottaen voidaan evästeiden avulla saatua tietoa liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin rekisteriselosteessa kuvatuin tavoin.

Verkkosivuilla käytetyt evästeet eivät ole haitallisia eivätkä jaa viruksia tai haittaohjelmia.

Esimerkkejä käyttämistämme evästeistä:

  • Omat, palveluiden toiminnalliset evästeet, jotka mahdollistavat sivustojen toiminnallisuuden kuten rekisteröitymisen, kirjautumisen, ostoskorin hallinnan/tallentamisen, henkilökohtaiset asetukset, käyttäjien istuntojen hallinnan.
  • Analytiikkajärjestelmien evästeet, joita käytetään sivustojen ja niiden osien käytön analysointiin liiketoimintamme raportointia, tuotekehitystä ja käyttökokemuksen parantamista varten.
  • Mm. Google Analytics: Google lähettää ja tallentaa evästeiden tuottamat tiedot verkkosivuston käytöstäsi palvelimilleen. Google käyttää keräämäänsä tietoa analysoidakseen käyttäjän asioimista sivustolla, laatii palveluntarjoajalle raportteja sivustolla tapahtuneista aktiviteeteista ja tarjoaa sivuston ja internetin käyttöön liittyviä palveluita. Lue lisää Googlen tietosuojakäytännöistä >>
  • Käytämme evästeitä myös markkinointia ja sen kohdentamista varten. Kyseisen toiminnan avulla pystytään kohdistamaan meidän sivuillamme käyneille ja meidän tuotteistamme kiinnostuneille asiakkaille mainoksia mm. Googlessa ja Facebookissa sekä yhteistyökumppaniemme sivuilla esimerkiksi bannerimainonnan avulla.

Voit poistaa selaimesi tallentamat evästeet selaimen asetuksista. Evästekielto on aina selain- ja laitekohtainen. Mikäli päätät torjua evästeet, et voi täysin hyödyntää kaikkia verkkopalvelujamme.

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.